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Factura electrónica obligatoria en Colombia: retos y beneficios para empresarios

Por: Felipe Fernández - Nov 14, 2017, 1:40 pm
A través de la reciente reforma tributaria, Ley 1819 de 2016, se reglamentó la facturación electrónica en el país, la cual sitúa a este tipo de sistema como obligatorio para personas jurídicas y algunas naturales en el 2019. (Twitter)
A través de la reciente reforma tributaria, Ley 1819 de 2016, se reglamentó la facturación electrónica en el país, la cual sitúa a este tipo de sistema como obligatorio para personas jurídicas y algunas naturales en el 2019. (Twitter)

La facturación en muchos casos representa un dolor de cabeza para el empresario, cada vez más empresas están migrando toda su información tributaria a través de la facturación electrónica, incurriendo en una disminución sustancial de los costos y errores en el proceso de facturación, sin olvidar la eficiencia que presenta este modelo en el proceso tributario. En Colombia, el Gobierno y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional (DIAN) han impulsado esta iniciativa a través de mecanismos legales e institucionales permitiendo adelantar la implementación del modelo de facturación que a toda luz beneficia al empresario colombiano, no obstante, la migración del papel a la era digital se acerca a la hora cero y pasara de ser un proceso voluntario a ser obligatorio mediante la ley.

A través de la reciente reforma tributaria, Ley 1819 de 2016, se reglamentó la facturación electrónica en el país, la cual sitúa a este tipo de sistema como obligatorio para personas jurídicas y algunas naturales en el 2019. En este sentido, todos los negocios y/o empresas de cualquier tamaño tendrán que adoptar esta figura digital, especialmente quienes estén obligadas a generar facturación por concepto de recaudo de impuestos como el impuesto al valor agregado (IVA) o impoconsumo (impuesto al consumo), haciendo uso de las tecnologías de la información y la comunicación. Según los expertos, Colombia se encuentra rezagada con su implementación en comparación con demás países del mundo, incluidos entre ellos varios en América Latina.

De acuerdo con un estudio realizado por Billentis, firma consultora especializada en temas de factura electrónica, este modelo reduce de manera importante los costos relacionados a los procesos con el papel entre un 50 % y un 80 %, recuperando la inversión dentro de los primeros seis meses siguientes a su implementación. Asimismo, reseña la firma en su informe de 2017, que Colombia pretende a corto plazo por medio de este modelo reducir la evasión de impuestos en un 50 %. En el caso colombiano, además del control a la evasión, la DIAN quiso implementar un nuevo factor con el beneplácito de los especialitas, se trata de la integración con el beneficio del factoring. Esto se traduce en la creación de un registro único de facturas, asegurando la legalidad del proceso, la trazabilidad de estas y su consulta rápida entre los actores que participan en los mercados de compra y venta de este tipo de documentos.

Los beneficios que trae

Esta modalidad de facturación presenta varios beneficios para el empresario, desde la emisión y recepción de documentación relativa a la gestión contable, notas de crédito y débito en un proceso de intercambio de información electrónica. De acuerdo con la DIAN, una factura electrónica vale $820 pesos y una factura física cuesta $2.650 pesos, con lo que lograría una importante reducción de gastos en esta materia.

Otro aspecto es que la entrega de una factura tomaría un tiempo de espera de días a minutos, además de mejorar la calidad de los datos e información contenida en los documentos. Se agrega que, igualmente, el flujo de caja mejora en el tiempo de contabilización y se percibe una reducción en costos asociados con facturación de hasta un 85 %.

 

Otro punto importante es que ya no habrá que acudir hasta las oficinas de los compradores (generalmente fiduciarias, corredores de bolsa y fondos de inversión), ni demostrar la legitimidad de una factura con engorrosos procesos burocráticos, pues el comprador podrá revisarla en el registro único con la participación de facturas de valores pequeños. De igual manera, el ahorro en el manejo de cobranzas y recaudaciones es clave, porque a través de una facturación mucho más estructurada se minimizan errores reduciendo los reclamos y agilizando los cobros.

Según María Pierina González Falla, directora de gestión de fiscalización de la DIAN, la facturación electrónica es importante para los empresarios “Porque genera eficiencias y ahorros importantes frente a la forma tradicional de papel, con una reducción de costos en el proceso de facturación estimados en 69 %”.

Para Claudia Martín, gerente de la vertical financiera de iQ Outsourcing, desde ya hace varios años la facturación electrónica se ha convertido en un modelo que responde a necesidades de todos los sectores empresariales.

“En Colombia, las empresas en su camino hacia la transformación digital deben adoptar la factura electrónica como un servicio global que responde a las necesidades de un consumidor digital cada vez más exigente. Además, este modelo de facturación permite simplificar la operación, disminuir costos, facilitar el acceso a datos y obtener procesos más transparentes y eficientes en el flujo de información que se establece entre el gobierno y las empresas”.

Los retos

Para Héctor José García, presidente ejecutivo de la Sociedad Cameral de Certificación Digital (Certicámara), la facturación electrónica es necesaria, porque genera para las empresas ahorros significativos en el manejo de archivo y documentos. Para García, uno de los retos en la etapa de implementación sería la definición del validador de las facturas electrónicas, como lo establece la reforma tributaria. Siguiendo la reglamentación mexicana, habrá una persona o sistema, al cual se le envían las facturas para que determine y valide si cumplen con los requisitos exigidos por ley.

“Hace falta, además, que se seleccione el operador del registro de facturas electrónicas, tema que está a cargo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Este actor será el encargado de administrar el archivo digital, garantizar la autenticidad y certificar las facturas electrónicas como documento comercial, lo que les permitirá a las empresas tener un respaldo en este campo”.

Contrarreloj

La DIAN espera que para antes del primero de enero de 2019 alrededor de 50.000 empresas facturen el 100 % de sus documentos de manera electrónica. Si llegada esa fecha no se cumple con la obligación legal, habrá lugar a las sanciones que dispone el Estatuto Tributario, precisamente el artículo 651. También habrá sanción cuando la factura no presente la información incompleta, se suministren errores en el documento o no se cumpla con la expedición de factura electrónica cuando exista la obligación.

“Incumplir el plazo de la DIAN es uno de los graves errores que puede acarrear multas y sanciones. Ello a partir de la Reforma Tributaria que se aprobó en 2016 y empezó a implementarse en 2017, que establece que las organizaciones contribuyentes escogidas antes de 2019, deberán contratar operadores de servicios avalados por la DIAN”, afirmó Hartmut Bock, presidente de Stupendo.

Aunque han existido disposiciones legales para que las empresas colombianas adopten este sistema de facturación de forma voluntaria, el esquema no ha podido masificarse, culpan a una cuestión cultural. Por tal razón, se cree que eran necesarias las nuevas directrices en el tema. Es importante recordar que mediante la Resolución 55 del 2016 se precisaron algunos aspectos en la materia.

Básicamente, el modelo de funcionamiento de la factura electrónica en el país que el contribuyente no acarree más complicaciones al momento de expedir sus cuentas contables, este servicio será ofertado por proveedores tecnológicos certificados por la DIAN, quienes se encargarán de generar las facturas por ellos, en un típico proceso de outsourcing. En Brasil y México la facturación electrónica se encuentra implementada en un 100 % de los contribuyentes y es opcional en varios países de Europa, pero obligatorio para las entidades públicas.

Fuente: DineroCanal1.

Felipe Fernández Felipe Fernández

Felipe Fernández reporta desde Colombia para el PanAm Post. Estudia Derecho en la Universidad La Gran Colombia sede Armenia. Síguelo en Twitter: @Ffernandezp